Meetings sind wichtig zur Abstimmung in Organisationen. Doch es gilt auch die richtigen Meetings durchzuführen, da besonders bei hoher Teilnehmerzahl Meetings sehr viel Zeit kosten, welche die Organisation eher in die Zielerreichung investieren kann.

Es gibt in Scrum, Kanban und auch modernen Frameworks wie OKR bereits vorgeschlagene Meetingformate wie die Retrospektive, Review, Sprint Plannings und vieles mehr. Ein sehr effektives Meeting im Konzept von OKR ist das wöchentliche Check-in Meeting.

Was ist OKR?

OKRs sind ein mächtiges Instrument moderner Organisationen, um in der VUCA- Welt effizient zu planen und auf Unsicherheiten zu reagieren. Besonders vorteilhaft ist der Einbezug von Teams in Organisationen. Das Vorgehen ist wie folgt: Die Ziele werden im OKR-Prozess für drei Monate in Form von Objectives definiert. Objectives sind nicht messbare und in sich abgeschlossene Zielzustände in der Zukunft (meist ein Quartal). Diese Ziele können in ihrer Zielerreichung erst durch je 3-4 messbare Key Results bewertet werden. Die jeweiligen Objectives kommen dabei aus einer Diskussion zwischen dem Management und den Teams. Am Ende der drei Monate werden die Learnings aus dem Quartal gezogen und in die Planung des nächsten Quartals eingebracht, sodass ein fortlaufender Regelprozess entsteht.

Check-in Meeting bei OKR

Die Agenda des OKR Check-in Meeting ist im Vorfeld für alle sichtbar. Ein wichtiger Tipp aus unserer Erfahrung: Es ist zielführend, die Check-in Meetings immer im Team stattfinden zu lassen und nicht global, da sich sonst die Teilnehmerzahl oftmals zu stark vervielfacht.

Die Agenda eines Check-in Meetings ist immer gleich und umfasst folgende Punkte:

• O: Objectives and Key Results
• K: KPIs
• R: Ressourcen
• S: Struktur

Punkt 1: Objectives and Key Results

Der erste Punkt des Meetings beschäftigt sich mit Objectives und Key Results. Diese wurden bereits oben erläutert. Die Abhandlung ist recht einfach: Das Team geht nun die einzelnen Objectives (Ziele) durch und bespricht dazu Key Results (Erfolgstreiber) sowie die jeweiligen zugeordneten Aufgaben. Zu jedem diskutierten Objective sollte in einem Protokoll folgende Punkte festgehalten werden:

• Fortschritte (Ergebnisse)
• Blocker und Entscheidungen (Blocker)
• Erkenntnisgewinne (Learnings)
• Nächste Schritte (Was machen wir als Nächstes?)

Das Protokoll wird auch wieder dem gesamten Team zugänglich gemacht. So können Learnings abgeleitet werden. Nach Abschluss des gesamten Meetings wird empfohlen, neben jedem Key Result das Confidence Level zu vermerken. Das Confidence Level beschreibt auf einer Skala von 0 bis 10 die Zuversicht, am Ende des Quartals ein Ergebnis von 70 % oder besser zu erreichen.

Punkt 2: KPI

Im zweiten Schritt werden die KPIs des jeweiligen Teams diskutiert. Das Ziel ist die Sicherstellung, ob es Handlungsbedarf gibt oder alles auf dem richtigen Weg ist. Es gilt hier nur die relevanten KPI für die jeweiligen Ziele zu besprechen.

Punkt 3: Ressourcen

Der Agendapunkt Ressourcen beschäftigt sich mit allen Themen rund um Fragen zu Personen oder Budget. Sind im Team weitere Investitionen für z. B. Softwaretools nötig oder brauchen wir mehr Personal?

Punkt 4: Struktur

Der letzte Punkt Struktur befasst sich mit allen Themen, die sich auf die Aufbau- oder Ablauforganisation beziehen. Schwerpunkt sind Aspekte, an welchen Stellen die Organisation möglicherweise nicht ideal gemäß dem Ziel funktioniert oder ob bestimmte Prozesse verbessert werden können.

Fazit

Meetings sind wichtig zur Abstimmung im Team, jedoch auch teuer. Es ist deswegen wichtig, dass Meetings eine klare Struktur haben und Nutzen erzeugen. Um das zu erreichen, empfehlen wir, das Check-in Meeting sowie das Framework OKR zu nutzen. Der zeitliche Aufwand für ein Check-in sollte in der Regel zwischen ein und zwei Stunden liegen.