Eines der wichtigen Elemente bei Unternehmen ist die Wahl einer passenden Arbeitsmethode. Zwei Methoden sind schon länger sehr populär: Scrum und Kanban.
Scrum und Kanban sind spezielle Methoden aus dem Bereich der agilen Welt und dienen einer kundenorientierten Wertschöpfung. Ein Umdenken innerhalb des Teams und im kompletten Unternehmen ist gefragt, um in Zeiten des digitalen Umbruchs schneller und flexibler auf neuartige Ansprüche auf dem Arbeitsmarkt zu reagieren.
Was ist Scrum?
Das Prinzip von Scrum ist recht einfach. Wie bei anderen agilen Vorgehensweisen auch geht es darum, Aufgaben in kurzer Zeit und mit niedrigem Aufwand zu bewältigen, um auf lange Sicht effizienter zu arbeiten. Scrum möchte dabei Arbeit fokussiert erledigen. Dabei liegt der Fokus ausschließlich auf den wertschöpfenden Aspekten und alles nicht Notwendige wird außer Acht gelassen. Den Rahmen hierfür bilden eine offene und regelmäßige Kommunikation unter den Beteiligten, was z. B. als Daily Scrum bezeichnet wird, festgelegte Zeiträume mit einem Feedback bzw. Review und eine eindeutige Rollenverteilung.
Basierend auf dem sogenannten agilen Mindset, spielen Prinzipien und Werte wie Selbstorganisation und Commitment sowie Iteration und Transparenz im kompletten Scrum-Prozess eine wichtige Rolle.
Den Ursprung hat Scrum, wie viele andere agile Methoden, im IT-Milieu. Die Anfänge können dabei bis in die 80er-Jahre zurückverfolgt werden. Das agile Tool „Scrum“ wurde im Jahr 1995 auf der OOPSLA, einer jährlichen Forschungskonferenz, durch den Scrum-Guide weltweit normiert und in mehr als 30 Sprachen übersetzt. Dieser wurde u. a. von Jeff Sutherland und Ken Schwaber entworfen und herausgegeben. Daher ist Scrum ein spezielles Rahmenwerk, innerhalb dessen die Anwender adaptive und komplexe Aufgaben angehen können und durch das diese in die Lage versetzt werden, kreativ und produktiv Produkte mit dem höchstmöglichen Wert zu liefern.
Was ist Kanban?
Kanban bietet einen einfachen und optimalen Einstieg in die agile Welt. Dazu werden lediglich eine Kanban-Tafel, (Whiteboard oder Pinnwand), Kanban-Karten (Post-It) und das passende Schreibwerkzeug benötigt. Jene Methode dient der Schritt-für-Schritt-Abarbeitung und Visualisierung der Arbeitsschritte und kann zugleich für einzelne Teilaufgaben genutzt werden. Dabei bestehen die meisten Kanban-Tafeln aus den Spalten "zu tun", "erledigt", "in Arbeit" und können wahllos erweitert werden. So werden die Kanban-Karten von beteiligten Teams von Spalte zu Spalte auf der Tafel bewegt. Hierbei liegt der Fokus auf der Abarbeitung aller Aufgaben und es werden die Workflows und die allgemeine Wertschöpfung optimiert.
Die Kanban-Methode wurde anfangs von Taiichi Ohno in dessen Zeit bei Toyota als Methodik der „schlanken Fertigung“ geschaffen. So ist Kanban in Japan eine Kombination aus den Wörtern Kàn, was Zeichen heißt, und Bǎn, was mit Tafel übersetzt wird. Ursprünglich benutzte das Kanban-System Papierkarten, um die Nachfrage im Toyota-Werk zu verfolgen. Anstatt dabei zu versuchen, den Bedarf zu antizipieren und dann für die vorweggenommene Nachfrage zu produzieren, lieferte und produzierte die Kanban-Methode Produkte anhand der realen Nachfrage der Verbraucher.
Die Nutzung von Boards
Der Vorteil ist, dass in beiden Methoden die Aufgaben auf Boards in übersichtlicher Form visualisiert werden. Die Karten in Scrum und Kanban erhalten jeweils die Aufgaben und auch Ergebnisse sowie die verantwortliche Person und alle bedeutenden Details wie Aufgabentyp oder Priorität. Mit dem passenden Arbeitsmanagement-Tool können die Teams die Karten beliebig erweitern, um Kontext, Aufgabendetails, Dateien und andere Aspekte anzuzeigen.
Mit den Boards hat das Team eine flexible Chance zur Visualisierung der anfallenden Arbeit. In aller Regel zeigen die Spalten der Boards die einzelnen Phasen an (zum Beispiel „To do“, „Erledigt“ oder „In Bearbeitung“).
Die Bedeutung der Boards für die Zielerreichung
Es ist wichtig, dass Arbeit in Unternehmen zielgerichtet durchgeführt wird. Selbst wenn das Board sinnvoll gepflegt ist, muss Arbeit priorisiert werden. Es gilt an der richtigen Sache zur richtigen Zeit zu arbeiten.
Ein Tipp ist es, mithilfe der OKR-Methode sinnvolle Ziele zu definieren. Es werden Ziele immer auf Quartalsebene gebildet. Die Key Results sind messbar und leiten sich aus den Zielen ab. Diese Key Results enthalten Ergebnisse, welche wöchentlich erzielt werden. Jede Aufgabe wird einem Ergebnis zugeordnet. Somit ergibt sich eine klare Priorisierung der Aufgaben auf den Boards und eine transparente Arbeitsweise.